Business travel services

Description

Im Rahmen der Ausschreibung wird die Beschaffung einer Dienstleistung unter anderem zur Sicherstellung einer in jeder Hinsicht korrekten Reiskostenabrechnung und einer zeitnahen Auszahlung der verauslagten Kosten an die Reisenden angestrebt. Hierzu soll der Dienstleister unter anderem eine webbasierte Plattform zur Verfügung stellen über die sowohl das Reiseantrags- und Genehmigungsverfahren abgebildet als auch die Erfassung der Reisekosten und entsprechenden Belege erfolgen wird. Gegenstand der zu vergebenden Dienstleistung ist die Reisekostenabrechnung und Reisekostenprüfung der Autobahn GmbH durch einen externen Dienstleister. Zur Sicherstellung einer in jeder Hinsicht korrekten Reisekostenabrechnung und einer zeitnahen Auszahlung der verauslagten Kosten an die Reisenden wird eine webbasierte Plattform angestrebt, über die sowohl das Reiseantrags- und Genehmigungsverfahren abgebildet als auch die Erfassung der Reisekosten und entsprechender Belege erfolgen wird. Die Nutzer der Plattform werden die Reisenden, Assistenzen und andere mit diesen Aufgaben betraute Mitarbeitende der Autobahn GmbH sein. Der gesamte Prozess soll so effizient wie möglich, nutzerfreundlich und papierlos gestaltet werden. Zudem soll der Dienstleister die folgenden wesentlichen Leistungen erbringen: 1) Regelmäßige Synchronisation aller Personalstammdaten, die für die Prozessabwicklung erforderlich sind sowie Bereitstellung, Einrichtung, Betrieb und Wartung dafür notwendiger Schnittstellen, 2) Prüfung der erfassten Reisedaten und Belege auf Plausibilität, Übereinstimmung mit den Richtlinien der Autobahn GmbH, des BRKG bzw. der LRKGe sowie steuerrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben (Auditierung), 3) Klärung von Unstimmigkeiten mit den Reisenden bzw. Eskalation sowie Abrechnung der erfassten Kosten in Übereinstimmung mit den Richtlinien der Autobahn GmbH, des BRKG bzw. der LRKGe sowie steuerrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben, 4) Vorlage der finalen Reisekostenabrechungen zur Genehmigung durch den jeweiligen Vorgesetzten der Autobahn GmbH innerhalb der bereitgestellten webbasierten Plattform, 5) Elektronische Übermittlung auszahlungsfertiger Datensätze nach Vorgaben der Autobahn GmbH. Nähere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.