Travel 2021

Description

Die Mitarbeiter der MPG führen zahlreiche Dienstreisen sowohl im Inland als auch im Ausland durch. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer ("AN") zu finden, der den Auftraggeber in Form eines Dienstleistungs-Outsourcing im Bereich Travel generell, insbesondere bei den Reisekostenabrechnungen, aber auch im Hinblick auf eine weitergehende Digitalisierung sowie bei projekthaften Changes im Bereich Travel unterstützt. Lot 1: Der Leistungsumfang setzt sich vor allem aus folgenden Leistungskomponenten zusammen: Laufende Dienstleistungen: • Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen • Bearbeitung von Fällen des Reisekostenvorschusses • Bearbeitung von Fällen der Kombination Privatreise/Dienstreise • Bearbeitung von BahnCard-Amortisations- und Prognoseberechnung • Beantwortung von Fragen über eine Hotline Projektleistungen - beispielhaft: • Umstellung der Reisekostenabrechnung auf das System des Auftragnehmers • weitere Digitalisierung der Prozesse Die Dienstleistungen müssen dabei sowohl elektronisch als auch auf dem Papierweg bzw. in Kombination abgerufen werden können. Das Nachforderungsmanagement im Falle unvollständiger oder fehlerhafter Unterlagen gehört zum Dienstleistungs-spektrum. Der inhaltliche Maßstab für die Dienstleistungen ist das Bundesreisekostengesetz; softwareseitig erfolgt die Reise-kostenabrechnung mit SAP-Reisekostenmanagement (SAP FI-TV). Nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist/sind die Buchungen der Reisen; diese werden von MPG-Mitarbeitern online oder in Zusammenarbeit mit einem Reisebüro durchgeführt. Für eine ausführliche Leistungsbeschreibung wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die vereinbarten vertragsgegenständlichen Leistungen ab dem 01.09.2021 als geplan-tem Leistungsbeginn für die Dauer von mindestens 28 Monaten (Mindestvertragsdauer) zu erbringen. Sollten die Vorausset-zungen für den Systemzugriff erst nach dem 01.09.2021 vorliegen, ist der Auftraggeber berechtigt, die Mindestvertragsdauer um den entsprechenden Verzögerungszeitraum zu verlängern (einmalige Verlängerungsoption). Der Vertrag verlängert sich nach Ablauf der Mindestvertragsdauer automatisch um jeweils weitere 12 Monate bis hin zur Maximalvertragsdauer, wenn ihn der Auftraggeber nicht mit einer Kündigungsfrist von drei (3) Monaten zum Ablauf des Vertragsjahres kündigt (jährliche Kündigungsoption). Die Maximalvertragsdauer beträgt 64 Monate, es sei denn, der Auftraggeber übt die einmalige Verlängerungsoption aus. In letzterem Fall beträgt die Maximalvertragsdauer 64 Monate zzgl. den entsprechenden Verlängerungszeitraum. Dieser Vertrag endet jedoch mit Ablauf der sich hieraus ergebenen Maximalvertragsdauer, ohne dass es einer Kündigung bedarf.