IBM-Hardware-Wartungsvertrag 2023

Description

Ausgangssituation Die zentrale IT für GSI und FAIR betreibt und nutzt verschiedene Hardware-Komponenten des Herstellers IBM, von denen vor allen Dingen die beiden IBM TS4500-Tape-Libraries (zusammen mit deren Peripherie) eine zentrale und unverzichtbare IT-Infrastruktur für die Daten-Sicherheit bei GSI und FAIR darstellen. Da der derzeit bestehende Wartungsvertrag im Sommer 2023 seine maximal mögliche Vertragslaufzeit erreicht hat, wird eine neue Ausschreibung für einen Nachfolgevertrag notwendig. Aus diesem Grund schreibt GSI einen Wartungsvertrag für die Wartung der IBM-Systeme (Hard- und Software) aus. Wir versichern hiermit, dass alle in der beigefügten Geräteliste aufgeführte Hardware vollständiges Eigentum der GSI ist. Geplanter Vertragsstart ist der 01.08.2023. Zu vergebender Leistungsumfang für den Wartungsvertrag Die Wartung umfasst sowohl die Hardware, als auch die verwendeten Software-Produkte ('System Firmware'/"Microcodes") auf bzw. für jegliche durch den Vertrag abgedeckte Hardware. 1. Hardwarewartung Der Vertrag umfasst: - Wartung und Unterstützung bei Hardware-Problemen - Incident-Erfassung erfolgt primär per E-Mail oder Webinterface - eine Meldung per Telefon muss zusätzlich möglich sein - Übernahme des Incident-Handlings für Systeme unter noch laufendem IBM-Support - Die Geräteliste wird regelmäßig (üblicherweise einmal im Jahr) überprüft: Dabei können alte, nicht mehr genutzte Geräte/Komponenten ausgetragen und eventuelle neue Geräte/Komponenten in die Wartung aufgenommen werden. - Werden während der Vertragslaufzeit Geräte gestrichen, müssen die dafür bereits gezahlten Beträge ab dem Folgemonat der Streichung anteilig gutgeschrieben und ausgezahlt werden. - Werden während der Vertragslaufzeit Geräte neu in die Liste aufgenommen, dürfen diese ab dem Folgemonat der Aufnahme anteilig in Rechnung gestellt werden. - Sowohl die Streichung von Geräten als auch die Aufnahme von neuen Systemen, in den hier ausgeschriebenen Wartungsvertrag, erfolgt nach Absprache mit dem jeweiligen zuständigen Ansprechpartner und ist jederzeit möglich. 2. Softwarepflege Bekanntlich fordert der Hersteller IBM für den Zugriff auf Firmware-Upgrades einen bestehenden Wartungsvertrag bzw. einen "Rückversicherungs-Vertrag" mit IBM selbst. Daher wird zwingend von den Anbietern gefordert, dass sie für GSI einen entsprechenden, kontinuierlich laufenden Vertrag mit dem Hersteller IBM für alle durch diesen ausgeschriebenen Vertrag abgedeckten Hardware-Komponenten abschließen, um Zugriff auf diese benötigten Upgrades zu ermöglichen: Der Wartungsvertrag muss es den GSI-Mitarbeitenden immer und zu jeder Zeit ermöglichen, uneingeschränkt über das entsprechende IBM-Portal ("Fix Central") auf die aktuellen Software-Updates und Microcodes für alle Komponenten aus der jeweils gültigen Geräteliste, die dem Wartungsvertrag zugrunde liegt, zugreifen und diese herunterladen zu können. Wird eine Wartungsdurchführung direkt durch den Hersteller IBM angeboten, ist die Forderung damit automatisch erfüllt. 3. Optional abrufbare Leistungen für Hard- und Software Während der Vertragslaufzeit sollen u. a. folgende Leistungen abgerufen werden können: - Technische Umbauarbeiten/Umzugs-Arbeiten an der IBM-Hardware - Fehlersuche bei speziellen Hardware- und/oder Treiberproblemen/Inkompatibilitäten im Zusammenspiel mit den Betriebssystemen (Linux/AIX) Ein Anspruch auf solche Abrufe besteht für den AN nicht. Lot 1: Rahmenbedingungen für den Wartungsvertrag Es wird ein EVB-IT-Instandhaltungsvertrag zugrunde gelegt. 1. Laufzeit Der Wartungsvertrag für die Wartung der IBM Systeme beginnt am 01.08.2023 und läuft insgesamt 4 Jahre, also bis 31.07.2027. Dabei ist zu beachten, dass manche Hardware-Komponenten erst zu einem späteren Zeitpunkt (05.01.2024) in diesen Wartungsvertrag aufgenommen werden, da bis zu diesem Zeitpunkt noch eine beim Hardware-Kauf eingeschlossene Garantie/Wartung direkt beim Hersteller besteht. Für jede Komponente ist die jeweiligen "Startzeit" in der Geräteliste separat ausgewiesen [Spalte F: "Neue Wartung ab:"]. 2. Service-Level GSI erwartet die bei IBM geltenden Service Level. Der hier ausgeschriebene Wartungsvertrag fordert "IBM On-site Repair, 72 Hours Committed Fix Time Monday-Sunday 00:00-24:00, 365 days a year". Jeder Vor-Ort-Einsatz ist vorab per E-Mail und/oder Telefon mit den Ansprech-Personen der zuständigen Fachgruppe bei GSI abzustimmen - auch, weil für jeden "externen Besuch" eine konkrete, namentliche Vor-Anmeldung an die Pforte der GSI notwendig/erforderlich ist. Die üblichen Bürozeiten bei GSI sind Montag-Freitag 09:00 - 17:00. Die Wiederherstellungszeiten werden abweichend von den Definitionen in den EVB-IT Instandhaltungs-AGB wie folgt definiert: IBM On-site Repair, 72 Hours Committed Fix Time Monday-Sunday 00:00-24:00, 365 days a year 3. Optionale Leistungen Die optionalen Leistungen werden nach Angebotseinholung durch die Ansprech-Personen der zuständigen Fachgruppe mit GSI-Bestellung (Nummernkreis 4500xxxxxx) beauftragt und nach Ausführung und Rechnungsstellung mit Zahlungsziel 30 Tage netto bezahlt. 4. qualifiziertes Fachpersonal / Benennung der ausführenden [relevanten] Personen: Es gibt für den Auftraggeber eine feste (administrative) Ansprechperson beim Auftragnehmer und feste Support-/Service-Techniker:innen im Mitarbeiterpool des Auftragnehmers. Der Anbieter bestätigt, dass im Wartungs-/Service-Fall bei Einsätzen vor Ort AUSSCHLIESSLICH Techniker:innen zum Einsatz kommen, welche über die - während der gesamten Vertragslaufzeit - jeweils aktuellen "Produkt-Zertifizierungen" (nicht älter als drei Jahre) verfügen. Nach Auftragserteilung ist dem Auftraggeber zu benennen, wer die Wartung in unserem Hause vornehmen wird. Außerdem verpflichtet sich der Auftragnehmer eine Namens-Liste der für den Einsatz bei GSI vorgesehenen Techniker:innen zur Verfügung zu stellen und die entsprechenden Zertifizierungen beizulegen. Sollte Wartung direkt von IBM angeboten werden, entfällt diese Forderung logischerweise, da bei IBM-Technikern die entsprechenden Zertifikate vorausgesetzt werden. Aufgrund der Regelungen bei GSI, müssen die in Frage kommenden Personen namentlich bekannt/erfasst sein und außerdem eine entsprechende Sicherheits-Unterweisung (online) erhalten haben, bevor sie auf dem GSI Campus tätig werden dürfen. Es können lediglich diese benannten und zertifizierten Techniker:innen Zugang zu unseren Anlagen bekommen. Alle vor Ort eingesetzten Techniker müssen aus Sicherheitsgründen, die deutsche Sprache gut beherrschen. 5. Zahlungsmodalitäten/Abrechnung Die Abrechnung des Wartungsvertrages erfolgt einmalig zu Beginn der Vertragslaufzeit (August 2023) nach Zuschlagserteilung und entsprechender Rechnungstellung.