Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten sowie Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung

Description

Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über - die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und - die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen Lot 1: Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über 1. die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten; die Leistung beinhaltet: - Abholung von Scanmaterial an zwei Standorten mehrfach wöchentlich inkl. DSGVO-konformen Transport; - lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software; - EVV-konformes Scannen (selektiv Farbe, Schwarz/Weiß, Sonderformate) und digitale Archivierung von digital erzeugten Dokumenten über eine Schnittstelle aus KIS von ca. 40.000 stationären und 80.000 ambulanten Patientenakten inkl. Mapping auf die KDL-Dokumentenarten und Übermittlung der Daten an ein bestehendes AVP-Archiv, Langzeitarchivierung entsprechend der Patientenakten entsprechend der aktuellen gesetzliche Vorgaben beim Auftragnehmer und darauf folgender Vernichtung der Papierakten; - Indexierung der Dokumente nach einem vom Auftraggeber vorgegebenen Dokumentenkatalog; - rechtssichere Übertragung von Daten aus einem rechtssicheren digitalen Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes Archiv 2. die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen; die Leistung beinhaltet: - Elektronische bildliche Erfassung von jährlich rd. 250.000 in Papierform anfallenden Fremd- und Eigenbelegen des Auftraggebers mittels Scan-Straße in einem zertifizierten Prozess unter Einhaltung der GoBD der Finanzverwaltung: * frühes Scannen von rd. 200.000 eingehenden Rechnungen * spätes Scannen von rd. 50.000 sonstigen Buchungsbelegen, Zuordnung mittels Barcode-Etiketten - Anreicherung der bildlich erfassten Dokumente um Volltextinformationen per OCR-Verfahren - Weiterverarbeitung der erzeugten Daten über eine Schnittstelle zu einer vorhandenen xSuite-Installation - lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software - Abholung der in Papierform vorliegenden Belege mehrfach pro Woche am Standort des Auftraggebers in Leipzig; datenschutzgerechter Transport - tägliche Leerung und Verarbeitung eines Postschließfachs für Eingangsrechnungen des Auftraggebers am Standort des Auftragnehmers - tägliche Verarbeitung von in elektronischer Form anfallenden Belegen des Auftraggebers aus E-Mail-Postfächern - rechtskonforme, revisionssichere elektronische Archivierung und Aufbewahrung der Unterlagen gemäß GoBD - rechtskonforme, insbesondere datenschutzgerechte Vernichtung der Papierbelege - Übertragung vorhandener Belegdaten aus dem Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes, rechtssicheres Archiv des Auftragnehmers weitere Bedingungen: - Vertragsverhandlung, -abschluss und -durchführung ausschließlich in deutscher Sprache; - Gerichtsstand: Leipzig; - Erfassungsgerechte Aufbereitung der Unterlagen für das Scannen (u.a. Öffnen von Briefen, Entklammern von Dokumenten, Ablösen und Verkleben von übereinander geklebten Belegen); - Elektronische, datenträgerlose Übermittlung von Daten aus dem Langzeitarchiv nach Anforderung durch den Auftraggeber; - Verarbeitung der Patientenakten und Buchhaltungsbelege innerhalb enger zeitlicher Fristen; Digitalisierung einzelner Vorgänge innerhalb von 24 Stunden auf besondere Anforderung des Auftraggebers Lot 1: Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über 1. die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten; die Leistung beinhaltet: - Abholung von Scanmaterial an zwei Standorten mehrfach wöchentlich inkl. DSGVO-konformen Transport; - lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software; - EVV-konformes Scannen (selektiv Farbe, Schwarz/Weiß, Sonderformate) und digitale Archivierung von digital erzeugten Dokumenten über eine Schnittstelle aus KIS von ca. 40.000 stationären und 80.000 ambulanten Patientenakten inkl. Mapping auf die KDL-Dokumentenarten und Übermittlung der Daten an ein bestehendes AVP-Archiv, Langzeitarchivierung entsprechend der Patientenakten entsprechend der aktuellen gesetzliche Vorgaben beim Auftragnehmer und darauf folgender Vernichtung der Papierakten; - Indexierung der Dokumente nach einem vom Auftraggeber vorgegebenen Dokumentenkatalog; - rechtssichere Übertragung von Daten aus einem rechtssicheren digitalen Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes Archiv 2. die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen; die Leistung beinhaltet: - Elektronische bildliche Erfassung von jährlich rd. 250.000 in Papierform anfallenden Fremd- und Eigenbelegen des Auftraggebers mittels Scan-Straße in einem zertifizierten Prozess unter Einhaltung der GoBD der Finanzverwaltung: * frühes Scannen von rd. 200.000 eingehenden Rechnungen * spätes Scannen von rd. 50.000 sonstigen Buchungsbelegen, Zuordnung mittels Barcode-Etiketten - Anreicherung der bildlich erfassten Dokumente um Volltextinformationen per OCR-Verfahren - Weiterverarbeitung der erzeugten Daten über eine Schnittstelle zu einer vorhandenen xSuite-Installation - lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software - Abholung der in Papierform vorliegenden Belege mehrfach pro Woche am Standort des Auftraggebers in Leipzig; datenschutzgerechter Transport - tägliche Leerung und Verarbeitung eines Postschließfachs für Eingangsrechnungen des Auftraggebers am Standort des Auftragnehmers - tägliche Verarbeitung von in elektronischer Form anfallenden Belegen des Auftraggebers aus E-Mail-Postfächern - rechtskonforme, revisionssichere elektronische Archivierung und Aufbewahrung der Unterlagen gemäß GoBD - rechtskonforme, insbesondere datenschutzgerechte Vernichtung der Papierbelege - Übertragung vorhandener Belegdaten aus dem Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes, rechtssicheres Archiv des Auftragnehmers weitere Bedingungen: - Vertragsverhandlung, -abschluss und -durchführung ausschließlich in deutscher Sprache; - Gerichtsstand: Leipzig; - Erfassungsgerechte Aufbereitung der Unterlagen für das Scannen (u.a. Öffnen von Briefen, Entklammern von Dokumenten, Ablösen und Verkleben von übereinander geklebten Belegen); - Elektronische, datenträgerlose Übermittlung von Daten aus dem Langzeitarchiv nach Anforderung durch den Auftraggeber; - Verarbeitung der Patientenakten und Buchhaltungsbelege innerhalb enger zeitlicher Fristen; Digitalisierung einzelner Vorgänge innerhalb von 24 Stunden auf besondere Anforderung des Auftraggebers