Kontrakt om tilrådighedsstillelse, drift, vedligeholdelse og support af medieovervågningssystem til VisitDenmark

Description

Kontrakten vedrører tilrådighedsstillelse samt drift, vedligeholdelse og support af et medieovervågningssystem til VisitDenmark. Systemet skal medføre en ensartet, tidssvarende og ressourcebesparende medieovervågning på tværs af alle VisitDenmarks markeder i Danmark, Norge, Sverige, Tyskland, Storbritannien, Italien, Frankrig, Holland og USA. Systemet skal indeholde: - Medieovervågning af trykte medier - Overvågning af online medier og blogposts - Medieovervågning af radio, TV og podcasts - Daglig levering af presseklip på e-mail - Mulighed for søgning i arkiverede presseklip - Overvågningen skal anvendes til at kunne udarbejde rapportering og analyse i forhold til medieomtale og medieudvikling, herunder udarbejdelse af statistik og rapporter. Leverandøren skal foretage den løbende drift og vedligeholdelse af den samlede ydelse. Systemet skal være implementeret og klar til brug 1. januar 2024. Lot 1: Beskrivelse af Kundens pressearbejde samt overordnet beskrivelse af Ydelsen: Kunden bearbejder den internationale presse strategisk og proaktivt med målrettede budskaber om Danmark som attraktivt rejsemål for ferie og erhvervsturister. Kunden arbejder internationalt med følgende tre overordnede forretningsområder: 1) Kyst og Natur, 2) Storby og 3) All of Denmark. Under disse forretningsområder har Markederne deres egne projekter/kampagner. De væsentligste elementer i Kundens pressebearbejdning i udlandet er gennemførelse af relationsskabende presseevents på Kundens Markeder samt planlægning og gennemførelse af pressebesøg til Danmark og udarbejdelse og distribution af pressematerialer. På det danske Marked bearbejdes de danske medier strategisk og proaktivt i forhold til corporate presse. Markedet Danmark adskiller sig fra den internationale medieovervågning ved både at fokusere på omtaler af dansk turisme som helhed samt VisitDenmark som organisation (corporate presse). Størstedelen af omtalerne i Systemet kommer fra den corporate medieovervågning. Det er dog kun Presseklip, som vedrører Kunden/VisitDenmark der skal indgå i statistikker og analyser. Hvorimod den internationale presseomtale hovedsageligt har forkus på turismeoplevelser i Danmark og i mindre grad på VisitDenmark som virksomhed. Kunden har i dag en leverandør, der leverer ensartet, tidssvarende og ressourcebesparende medieovervågning. Der er tale om et fælles medieovervågningssystem, hvor overvågningen omfatter levering af resultater til Kundens Hovedkontor i Danmark samt Markedskontorer i Norge, Sverige, Tyskland, Storbritannien, Italien (som også dækker Frankrig), Holland og USA. Overvågning af Medierne foretages på baggrund af søgeord udarbejdet af Brugerne. Systemet skal på basis af definerede søgeord levere daglig medieovervågning i form af en mail med Presseklip, som derefter skal kunne arkiveres i forhold til forretningsområder, projekter/kampagner og aktiviteter. Søgningen skal ske på baggrund af et ubegrænset antal søgeord og skal kunne levere et ubegrænset antal Presseklip, men søgningen forventes at resultere i et forventet omfang på 30.000 Presseklip pr. år. Ud af det samlede antal Presseklip forventes 30-50 % at skulle indgå i en yderligere rapportering og analyse til Kunden. Der skal kunne rapporteres på forskellige parametre som eksempelvis medietype, cirkulation, visibility score/ brandværdi samt give et overblik over medieudviklingen over tid pr. Marked og benchmarke Markederne imellem. Derudover har Kunden brug for halv- og helårsanalyser af medieomtalen på Kundens prioriterede Markeder. Kravene i Bilag 2 Kravspecifikation understøtter de overordnede behov for anskaffelsen: • Sikring af en tværnational platform, der skal anvendes på tværs af alle Kundens Markeder • Sikring af ensartet kvalitet og kvantitativ afrapportering • Sikring af, at der tilbydes et brugervenligt og fleksibelt System, som giver Brugeren mulighed for selv at trække statistik og lave analyser • Sikring af mulighed for afrapportering på klassiske print medier, radio, TV og podcasts såvel som på online, herunder blogposts. Som det fremgår af Kravspecifikationen skal Systemet indeholde: • Medieovervågning af trykte medier • Medieovervågning af online medier og blogposts • Medieovervågning af radio, TV og podcasts • Levering af Presseklip på e-mail • Arkivering af Presseklip • Bearbejdning og tilknytning af Presseklip til projekter • Rapportering af medieomtale • Analyse af medieomtale i form af rapporter • Måling af aktiviteter på sociale medier (option) Kundens pressemedarbejdere skal i Systemet endvidere kunne foretage en bearbejdning og tilknytning af Presseklip, hvor Presseklippene tagges med det relevante forretningsområde, projekt/kampagne, Temaer samt den underliggende aktivitet. Leverandøren skal foretage den løbende drift og vedligeholdelse af den samlede Ydelse som Kontrakten omfatter. Ad II.1.5 og II.2.6): Den anslåede værdi, inklusive option, bygger på et skøn og er således forbundet med en vis usikkerhed Ad II.2.7): Det er forventningen, at kontrakten vil have en varighed på ca. 72 måneder, inklusive option Ad) II.1.6) Ordregiver har valgt ikke at opdele i særskilte delkontrakter, da ydelsen af markedsmæssige- og økonomiske hensyn kun giver mening at udbyde som en helhed