Einführung eines Foschungsinformationssystems (FIS) inkl. Hosting Service

Description

Ziel dieser Ausschreibung im Wege des europaweiten Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb ist der Abschluss eines Vertrages mit einem (1) Bieter für das Herstellen der Betriebsbereitschaft eines Forschungsinformationssystems (FIS) durch Bereitstellung der Software gegen Miete, Unterstützung bei Datenimplementierung und Konfiguration, Einführung, Inbetriebnahme, Schulung (Online und / oder Vor-Ort), Support sowie Hosting Service für 100 Nutzer über den gesamten Vertragszeitraum. Alle weiteren Anforderungen an das anzubietende Forschungsinformationssystem entnehmen Sie den Vergabeunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung und dem Anforderungskatalog. Lot 1: Das geforderte Forschungsinformationssystem, muss neben der allgemein erforderlichen Funktionalität, alle mit „A“ gekennzeichneten Anforderungen gem. dem beigefügten Excel-Dokument “A5 - Anforderungskatalog“ erfüllen. Mit Angebotsabgabe ist der Erfüllungsgrad (grüne Spalte) der angebotenen Softwarelösung, wahrheitsgemäß vom Bieter auszufüllen. Die Erfüllung der A-Kriterien (Muss-Anforderungen) ist zwingende Voraussetzung für die Wertung des Angebotes. Die Nichterfüllung der A-Kriterien, führt zum Ausschluss aus dem Verfahren. Die mit „B“ gekennzeichneten Spezifikationen werden gem. dem Dokument "Angebotswertung“ bewertet. Es findet eine Gliederung in folgende Kategorien statt:  1. Softwarelösung allgemein Mit acht (8) Muss-Anforderungen 2. Funktionalitäten und Module - Erfassung und Darstellung Mit sieben (7) Muss-Anforderungen und elf (11) Bewertungskriterien3. Datenerfassung, Abfrage-, Import- und Exportfunktionen Mit zwölf (12) Muss-Anforderungen und vier (4) Bewertungskriterien4. Schnittstellen mit bestehenden Datenbanken und Systemen zur manuellen Ex- und Importierung Mit drei (3) Muss-Anforderungen 5. Nutzungsoberfläche und Rechtesystem Mit drei (3) Muss-Anforderungen und einem (1) Bewertungskriterium 6. Berichtserstattung Mit drei (3) Muss-Anforderungen und drei (3) Bewertungskriterien 7. Außendarstellung / Open Science Mit zehn (10) Muss-Anforderungen  KonzeptVom Bieter ist mit Angebotsabgabe ein Konzept abzugeben. Falls kein Konzept bei Angebotsabgabe vorliegt, muss das Angebot vom weiteren Vergabeverfahren zwingend ausgeschlossen werden. Das Vorgehen zur Bewertung der Angebote und des Konzeptes entnehmen Sie der Anlage „A2 – Wertung der Angebote“.Die Inhalte und Anforderungen an das Konzept, entnehmen Sie dem Reiter „Konzept“ des beigefügten Excel-Dokuments „A5 - Anforderungskatalog“.  ImplementierungWährend des gesamten Prozesses sind regelmäßig (ca. alle 14 Tage) Jour-Fixe bzw. online Status quo Meetings zur Abstimmung und Berichtserstattung, mit dem Auftraggeber durchzuführen. Es muss ein enger Austausch zwischen den Parteien gewährleistet werden.  SchulungFür Systemadministratoren müssen folgende Tools zur Verfügung stehen - die Preise sind in der jährlichen Lizenzgebühr einzukalkulieren:- Webinar,- umfangreiche Dokumentation speziell für Administratoren, - Helpdesk Zugang  Allen weiteren Nutzergruppen müssen ähnliche, benutzerfreundliche Hilfestellungen zur Verfügung stehen.Hosting ServiceDem Auftraggeber ist ein Ansprechpartner zu benennen, welcher für alle Anfragen und ggf. Vor-Ort-Termine zur Verfügung steht. Bitte benennen Sie den Ansprechpartner(in) bereits im Teilnahmewettbewerb in der Anlage „T7b - Anlage zur Eignungsprüfung Mitarbeiterprofil".Das FIS muss für die gesamte Vertragslaufzeit (bei Ausnutzung der Optionen bis max. 2033), gehostet werden. Hierzu ist eine jährliche Hosting Pauschale anzubieten, welcher u.a. folgende Leistungen umfasst: - Eine deutsch- und englischsprachige Support-Hotline welche Werktags von 9:00 Uhr – 16:00 Uhr erreichbar ist,- Customer consulting, - Bereitstellung von jederzeit zugänglichen Schulungsmaterialien für die unterschiedliche Nutzergruppen (Admin, User, etc.), - Betriebshandbuch  Ausführung der LeistungDie derzeit geplante Einführung des Systems am Leibniz-LSB@TUM sieht ein schrittweises Vorgehen im engen Austausch zwischen den Parteien vor, welches nach Vertragsabschluss ca. 4-6 Monate bis zur vollumfänglichen Betriebsbereitschaft in Anspruch nehmen soll.