Digitale Meldebögenerfassung

Description

- Alle Pflegefachpersonen, die in Nordrhein-Westfalen wohnen und/oder arbeiten sind Pflichtmitglieder der Pflegekammer Nordrhein-Westfalen. - Im Rahmen der Mitgliederregistrierung und Datenerhebung sollen im Zeitraum 01.10.2023 bis spätestens 31.03.2024 mindestens 220.000 Pflegefachpersonen in einem Pretest (ca. 5.000 Anschreiben) und fünf bis sechs weiteren Wellen angeschrieben werden. Der Beginn soll spätestens bis Ende November 2023 gestartet sein. - Die Mitglieder haben mit der Versendung der Meldebögen und der Aufforderung zur Registrierung die Möglichkeit, sich zwischen einer Registrierung im Onlineverfahren oder über die Registrierung durch den postalischen Rückversand des Meldebogens zu entscheiden. Bei dem postalischen Rückversand wird der Meldebogen sowie ggf. weitere Dokumente (z.B. die Urkunde des Mitglieds) zurückgesendet. - Bei dem oben genannten geplanten Versand kann mit einer Antwortquote von durchschnittlich 20 % gerechnet werden. - Während des Versands vom 01.10.2023 bis 31.03.2024 plant die Pflegekammer weitere Anschreiben an die Pflichtmitglieder zu versenden, die neu an die Pflegekammer gemeldet werden. Hierbei werden durchschnittlich 2.000 Anschreiben pro Monat mit einer Antwortquote von durchschnittlich 20 % angenommen. - Sämtliche erforderlichen, bereitgestellten und eingesetzten Systeme zur Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Daten im Zusammenhang mit der Mitgliederdatenerfassung müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Störungen an den bereitgestellten Systemen sind unverzüglich zu beheben, damit der Projektablauf sowie Fristen nicht gefährdet werden. - Die erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) die aus der europäischen Datenschutzgrundverordnung sowie dem deutschen Bundes- bzw. Landesdatenschutzgesetzes NRW hervorgehen müssen nachweislich getroffen sein. Eine Dokumentation der TOM ist als Anlage zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) dem Angebot beizulegen. - Für jede Leistung ist ein Kurzkonzept beizulegen. - Es ist der frühestmögliche Umsetzungstermin des Projektes anzugeben. - Der Vertrag startet zwei Wochen nach Zuschlagserteilung. Die Vertragslaufzeit beläuft sich auf sechs Monate nach Vertragsstart mit einer Verlängerungsoption bis zum 31.12.2024. Lot 1: Bereitstellung Druckdateien und Scan 1. Erstellung Dokumente Folgende Dokumente werden durch den Auftraggeber als Word-Dokument erstellt und bereitgestellt: o Anschreiben (2 Seiten) o Aufforderung zur Vervollständigung der Daten (3 -4 Seiten) o Ggf. Stammdatenblatt (1 - 2 Seiten) o Anleitung zum Mitgliederportal (3 Seiten) Darüber hinaus legt der Auftraggeber die weiteren inhaltlichen Vorgaben des Meldebogens fest. (2 - 4 Seiten) Die Inhalte der Dokumente können je nach Empfängergruppe variieren. Leistungen des Auftragnehmers: Erstellung Druckdatei für Versandhüllen Erstellung Meldebogen durch den Auftragnehmer: o Der bestehende Meldebogen muss hinsichtlich der neuen Meldeordnung und den Vorgaben des Auftraggebers durch den Auftragnehmer angepasst werden. o Der Meldebogen muss den Anforderungen für einen späteren Scan-Vorgang entsprechen und mittels OCR-Software lesbar sein. o Ein vom Auftraggeber zu benennender Dienstleister (Gewinner von Los 4) stellt dem Auftragnehmer für den Meldebogen die geeigneten Druckdaten zur Verfügung z.B. in Form eines Data-Matrix-Codes, sodass der Meldebogen validiert werden kann. 2. Bereitstellung Druckdateien Für die Erstellung der Druckdateien werden dem Auftragnehmer Mitgliederdaten (Anrede, Titel, Vorname. Name, Adresse, Mitgliedsnummer, Benutzername, Passwort) zur Personalisierung der Anschreiben vom Auftraggeber übermittelt. Der Auftragnehmer stellt einem vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner von Los 2) für den Druck alle notwendigen Datensätze der Dokumente zur Verfügung: o Anschreiben (personalisiert) o Aufforderung zur Vervollständigung der Daten (personalisiert) o Ggf. Stammdatenblatt (personalisiert) o Anleitung zum Mitgliederportal o Meldebogen mit Barcode (verschlüsselte Mitglieds-ID), personalisiert) o Druckdatei für Versandhüllen - Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt - Bereitstellung einzelner Druckdatei pro Mitglied (PDF-Dateien) an einen vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner von Los 4) jeweils mit einem vom Auftraggeber definierten Dateinamen z.B.: Bezeichnung-Mitgliedsnummer-Versanddatum 3. Scan von Dokumenten Der Rückversand der Meldebögen und ggf. weiterer Dokumente erfolgt an den Auftragnehmer zur weiteren Verarbeitung. Hierzu hat der Auftragnehmer für den Rücklauf eine Aktions-Postleitzahl bereitzustellen. Die eingehenden Sendungen müssen möglichst täglich, jedoch Minimum einmal pro Woche bearbeitet werden. Alle Briefsendungen werden durch den Auftragnehmer elektrisch geöffnet und ausgepackt. Die Dokumente werden mit Hochleistungsscannern ersetzend gescannt. Die technischen Vorgaben des BSI zum ersetzenden Scannen aus der technischen Richtlinie RESISCAN ("TR RESISCAN"), abrufbar über die Webseite des BSI, sind einzuhalten. Eine diesbezügliche Zertifizierung durch das BSI oder eine entsprechende Eigenerklärung sind dem Angebot beizufügen. Die Scan-Datei wird im PDF-Format gespeichert, dabei wird eine Datei je Meldebogen und Sendungsinhalt erstellt. Die physischen Meldebögen werden beim Auftragnehmer archiviert und nach Rücksprache mit dem Auftraggeber vernichtet, spätestens aber nach einem Jahr. Die physischen Urkunden werden beim Auftragnehmer archiviert und mindestens einmal pro Monat an den Auftraggeber überstellt. Die Scan-Dateien werden einem einen vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner von Los 4) in einer geeigneten Form zur Datensichtung und Validierung der Meldebögen zur Verfügung gestellt. 4. Controlling Mindestens einmal pro Monat wird ein Bericht an den Auftraggeber über die Anzahl der gescannten Sendungen übermittelt. Lot 2: Druck und Kuvertierung 1. Druck Ein vom Auftraggeber zu benennender Dienstleister (Gewinner von Los 1) stellt dem Auftragnehmer für den Druck alle notwendigen Datensätze zur Verfügung: o Anschreiben o Aufforderung zur Vervollständigung der Daten o Ggf. Stammdatenblatt o Anleitung zum Mitgliederportal o Meldebogen mit Barcode (verschlüsselte Mitglieds-ID) o Druckdatei für die Versandhüllen o Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Der Auftragnehmer druckt alle für den Versand notwendigen Dokumente in DIN A4, Duplex-Druck und farbig o Anschreiben (1 Blatt) (personalisiert) o Aufforderung zur (1 - 2 Blatt) (personalisiert) o Ggf. Stammdatenblatt (1 Blatt) (personalisiert) o Anleitung (2 Blatt) (nicht personalisiert, Vordruck möglich) o Meldebogen mit Barcode (verschlüsselte Mitglieds-ID) und Data-Matrix-Code (1 - 2 Blatt) (personalisiert) o Versandumschlag (235 x 125 mm, 4/0-farbig Skala mit grauem Innendruck, 125x235 mm, mit Sichtfenster, Nassklebung) 2. Kuvertierung Für die Kuvertierung stellt der Auftragnehmer einen Versandumschlag mit Sichtfenster (235 x 125 mm, 4/0-farbig Skala) bereit. Die Kuvertierung findet mit Kameraüberwachung zum Abgleich der personalisierten Bestandteile sowie zur Prüfung der Bedruckung aller Bestandteile incl. Wiegeprotokoll mit den Angaben Datum, Uhrzeit, Mitgliedsnummer und Gewicht statt. Die Briefe werden für den Versand durch einen vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner Los 3) zur Abholung bereitgestellt. Lot 3: Versand Versand Der Auftragnehmer holt die für den Versand bestimmten Briefe bei einem vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner Los 2) ab. Der Versand mit der ggf. erforderlichen Frankierung wird durch den Auftragnehmer durchgeführt. Zustellung bundesweit sowie im geringen Umfang (< 1.000 Briefe) international (innerhalb EU). Der Auftragnehmer stellt ein papierloses Rückläufermanagement sicher. Rückläufer werden über eine digitale Schnittstelle (ggf. FTP-Server) an den Auftraggeber gemeldet. Lot 4: Datenvalidierung, Systembereitstellung, Verarbeitung 1. Datenvalidierung / Digitale Weiterverarbeitung der Meldebögen Der Auftragnehmer stellt einem vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister (Gewinner von Los 2) für den Meldebogen die geeigneten Druckdaten zur Verfügung z.B. in Form eines Data-Matrix-Codes., sodass der Meldebogen validiert werden kann Ein vom Auftraggeber zu benennender Dienstleister ( Gewinner von Los 1) stellt dem Auftragnehmer die gescannten Dokumente in einer für Weiterverarbeitung geeigneter Form digital zur Verfügung. Für die Weiterverarbeitung wird eine datenbankgestützte Web-Anwendung für eine schnelle Verarbeitung der Meldebögen bereitgestellt. Es wird eine REST-WEB-Schnittstelle zum Datenaustausch mit der bestehenden Verwaltungssoftware (VEWA) der GRÜN Software Group GmbH des Auftraggebers vom Auftragnehmer bereitgestellt. Über diesen Weg müssen alle Daten und Scan-Dateien übertragen werden. Die Mitgliedsdaten müssen bidirektional gelesen und geschrieben werden. Die auszulesenden Mitgliedsdaten setzen sich aus handschriftlich befüllten Freitextfeldern, sowie Checkboxen zusammen. Nicht auswertbare Daten auf dem Meldebogen werden manuell durch den Auftragnehmer erfasst und digitalisiert. Eine Protokollfunktion dokumentiert alle Übertragungen und Datenänderungen revisionssicher. Eine Datenabfrage mittels der Mitgliedsnummer muss über die REST-WEB-Schnittstelle möglich sein. Datenrückmeldung erfolgt ebenso über die REST-Web-Schnittstelle. Die gescannten PDF-Dokumente werden über die REST-Web-Schnittstelle in das Kommunikationswesen des Verwaltungssystems (VEWA) überführt. 2. Digitale Weiterverarbeitung der Anschreiben Der Auftragnehmer erhält von einem vom Auftraggeber zu benennenden Dienstleister ( Gewinner von Los 1) jeweils eine einzelne Druckdatei pro Mitglied (PDF-Datei) mit einem vom Auftraggeber definierten Dateinamen z.B.: Bezeichnung-Mitgliedsnummer-Versanddatum Der Auftragnehmer überträgt den jeweiligen Datensatz an den entsprechenden Mitgliedsdatensatz in VEWA (ohne Validierung) 3. Systembereitstellung Über einen gesonderten Zugang kann der Auftraggeber in digitaler Form die Dokumente, die nicht validiert werden können, einsehen und nach etwaigen Korrekturen direkt an den Auftragnehmer zurückzuspielen. 4. Controlling Mindestens einmal pro Monat wird ein Bericht an den Auftraggeber über die Validierung der Meldebögen übermittelt.