Druck, Distribution und Versand des Taschenbuches: Information für Arbeitsschützer

Description

Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall (Auftraggeberin) produziert und versendet einmal jährlich das Taschenbuch „Informationen für Arbeitsschützer“. Dieses Taschenbuch wird im Rahmen der Präventionsarbeit den Mitgliedsunternehmen zur Verfügung gestellt. Als Zeitraum für den gesamten Vorgang (Druck, Distribution und Versand) ist ab Übergabe der Druckdaten an den Druckdienstleister, voraussichtlich für das Jahr 2023 am 31.08.2023, der Zeitraum bis zum 31.10.2023 vorgesehen. Insofern ist eine verbindliche terminliche Absprache zwischen den einzelnen Auftragnehmern zwingend erforderlich. Der gesamte Beschaffungsvorgang von Produktion und Versand an die Mitgliedsunternehmen der ca. 85.000 Taschenbücher wird in drei Losen vergeben mit einem Volumen von: Los 1: Druck der Taschenbücher inkl. Anteil am klimaneutralen Druck sowie Verpackung und Versendung an den Distributor, jährlich ca. 55.000,00 Euro netto, Los 2: Konfektionierung der Taschenbücher, jährlich ca. 40.000 Euro netto, Los 3: Versand der Taschenbücher inkl. Abholung beim Distributor, jährlich ca. 65.000 Euro netto, insgesamt 160.000 Euro jährlich netto, zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Für die jeweiligen Lose ist der Abschluss eines Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 1 Jahr und der Option der Verlängerung um ein weiteres Jahr vorgesehen. Das Auftragsvolumen für maximale Laufzeit des Rahmenvertrages beträgt insgesamt ca. 320.000 Euro netto, wobei auf Los 1: 110.000 Euro netto, Los 2: 80.000 Euro netto und Los 3: 130.000 Euro netto fallen, zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Als Vertragsbeginn ist für alle Lose das Datum des Zuschlages vorgesehen. Bieter können auf ein einzelnes Los, 2 Lose oder auch auf alle Lose ein Angebot abgeben. Sollte ein Bieter ein Angebot abgeben, welches nur bei gleichzeitiger Bezuschlagung eines anderen Loses gilt, so wird dieser Bieter vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen Lot 1: Druck des Taschenbuches: Informationen für Arbeitsschützer Die Taschenbücher sind vom Auftragnehmer, bezogen auf den Produktionsanteil zum Druck, klimaneutral (CO2 zertifiziert/Deutschland Portfolio) zu erstellen. Das Taschenbuch hat einen Umfang von ca. 230-240 Seiten zzgl. 4 Seiten Umschlag. Das geschlossene Format beträgt ca. 10,4 cm x 16,5 cm. Gedruckt wird 4/4-farbig nach Euroskala, der Umschlag ist einseitig matt kaschiert. Die Verarbeitung beinhaltet neben dem Druck, das Schneiden, das Zusammentragen, die Bindung als PUR-Klebebindung, das Verpacken in Klimaskartons und die Versendung auf Eurotauschpaletten. Der Auftragnehmer hat das angebotene Papier oder ein gleichwertiges Papier für die Taschenbücher für den gesamten Vertragszeitraum bereitzustellen. Die gleichbleibende Qualität und Verwendbarkeit muss über den gesamten Vertragszeitraum zugesichert werden. Maßstab hierfür ist das technische Datenblatt des angebotenen Papiers bei Angebotsabgabe. Als Referenzpapier können die Papiersorten: Magno Natural für den Inhalt und Magno Satin für den Umschlag benannt werden. Auf Anforderung sind Musterexemplare kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Die Druckabwicklung erfolgt jeweils per Einzelauftrag zum 31.08. eines jeden Jahres, ggf. der darauffolgende Werktag, mit der entsprechenden Druckdatei als PDF. Die jeweils aktualisierten Druckdaten werden per E-Mail zur Verfügung gestellt. Eine Vorausproduktion ist daher zu keiner Zeit möglich. Nach Übernahme der Daten ist vom Auftragnehmer eine Ansichts-PDF per E-Mail zu übersenden und die Druckfreigabe anzufordern (Softproof). Ein Andruckmuster ist in der Regel nicht erforderlich, im Einzelfall wird ggf. darauf hingewiesen. Die Lieferung der gedruckten Taschenbücher an des Distributor hat nach Absprache bis spätestens zum 30.09.2023 zu erfolgen. Bitte beachten Sie hierbei, dass der Distributor ggf. erst Kapazitäten ab dem 09.10.2023 zur Lagerung hat. Ein zu früher Druck bedeutet, dass Sie die Taschenbücher bis zur Lieferung kostenfrei lagern müssen. Für das optionale 2 Vertragsjahr werden die Termine noch abgestimmt. Für dieses Los sind vertragliche Preisanpassungsklauseln vorgesehen: Es ist eine Anpassung der vom Auftragnehmer angegebenen Angebotspreise entsprechend der Preisentwicklung für die vom Statistischen Bundesamt (DESTATIS) ermittelten Gütergruppe vorgesehen. Details hierzu siehe Dokument 04_Vertrag zu Los 1 §7 Abs. 4. Als Referenz der allgemeinen Preisentwicklung für diese Dienstleistung wird, der vom Statistischen Bundesamt ermittelte, monatliche Preisindex „Index der Erzeugerpreise gewerblicher Produkte (Inlandsabsatz)“ und der Index „Großhandelsverkaufspreisindex“ herangezogen. Weiterführender Link: https://www.destatis.de/DE/Themen/Wirtschaft/Preise/Erzeugerpreisindex-gewerbliche-Produkte/Publikationen/Downloads-Erzeugerpreise/statistischer-bericht-erzeugerpreise-2170200231025.xlsx?__blob=publicationFile https://www.destatis.de/DE/Themen/Wirtschaft/Preise/Grosshandelspreisindex/Publikationen/Downloads-Grosshandelspreise/statistischer-bericht-grosshandelsverkaufspreise-2170600231025.xlsx?__blob=publicationFile Für die Kilometerpauschale wird der Index für „Dieselkraftstoff (Abgabe an Tankstellen)“, lfd. Nummer 179, GP 192026 005 3, Monat April 2023 mit einem Wert von 145,6; für die Druckdienstleistungen wird der Index für „Druck von Büchern“, lfd. Nummer 165, GP-Nr. 181214 070-280, Monat April 2023 mit einem Wert von 124,9 sowie für das zu verwendende Papier der Index für „Grafische Papiere und Pappen, in Bogen oder Rollen“, lfd. Nummer 135, GP 171214, Monat April 2023 mit einem Wert von 165,1 und für die Kartonagen der Index des Großhandelspreises „Verpackungen aus Papier und Karton“ lfd. Nr. 91, GP 46.77.06, Monat April 2023 mit einen Wert von 82,1, jeweils bezogen auf das Basisjahr 2015, verwendet. Lot 2: Distribution des Taschenbuches: Informationen für Arbeitsschützer Mit Distribution ist hier die Versandaufbereitung inkl. Lettershopleistungen und Konfektionierung mit Portooptimierung nach den Adressdaten gemeint. Die Taschenbücher werden pro Versand beim Auftragnehmer durch die Druckerei auf Paletten angeliefert. Die Sendung ist auf Vollständigkeit und Unversehrtheit zu prüfen. Bei unvollständiger Anlieferung bzw. bei Beschädigungen an den gelieferten Taschenbüchern sind die Auftraggeberin und die Druckerei unverzüglich telefonisch zu informieren. Weitere Schritte ergeben sich im Nachgang zu dieser Information. Die Ansprechperson der Auftraggeberin wird Ihnen mit Auftragsvergabe benannt. Das Taschenbuch ‚Informationen für Arbeitsschützer‘ muss entsprechend einem Versandverteiler zusammengetragen und sachgerecht in Kartonagen/Briefhüllen verpackt und mit Adressetikett versendet werden. Die Adressdateien mit den konkreten Versandmengen werden dem Auftragnehmer zum jeweiligen Versandtermin rechtzeitig von den einzelnen Leistungsbeziehern zur Verfügung gestellt. Die Adressdaten unterliegen dem Sozialdatenschutz. Eine konkrete Adressmenge kann nicht angegeben werden, da sich diese Menge je Ausgabe ändern kann. Mustertaschenbücher können nicht zur Verfügung gestellt werden, da die Produktion noch läuft. Insgesamt wird von ca. 40 Paletten (Taschenbücher) ausgegangen, welche durch die Druckerei geliefert werden. Auf jeder Palette sind ca. 2.160 Taschenbücher. Die Auftraggeberin hat die Erkenntnis, dass neben der Deutschen Post AG, als Universaldienstleiter, kein weiteres Unternehmen deutschlandweit ohne Einbindung der Deutschen Post AG versendet. Somit sind Teile der Sendungen als Bücher- oder Warensendung bzw. als Warenpost, derzeit gemäß den Anlieferungsbedingungen der Deutschen Post AG postaufliefernd vorzubereiten. Nichtbeachtung der Anlieferungsbedingungen, insbesondere der Deklaration der Sendungen als „BÜWA“, und daraus entstehender Mehrkosten gehen zu Lasten des Auftragnehmers. Die fertig adressierten und konfektionierten Taschenbücher sind für die Abholung durch den Versender transportsicher zu verpacken. Der Versender stellt hierzu die erforderlichen Transportboxen bereit. Die Avisierung an den Versender hat 2 Tage vor der Abholung zu erfolgen. Der Versender wird mit dieser Ausschreibung durch Los 3 erst ermittelt, deshalb kann dieser derzeit noch nicht benannt werden. Für dieses Los sind vertragliche Preisanpassungsklauseln vorgesehen: Es ist eine Anpassung der vom Auftragnehmer angegebenen Angebotspreise entsprechend der Preisentwicklung für die vom Statistischen Bundesamt (DESTATIS) ermittelten Gütergruppe vorgesehen. Details hierzu siehe Dokument 04_Vertrag zu Los 2 §7 Abs. 4. Als Referenz der allgemeinen Preisentwicklung für diese Dienstleistung wird, der vom Statistischen Bundesamt ermittelte, monatliche Preisindex „Index der Erzeugerpreise gewerblicher Produkte (Inlandsabsatz)“ und der Index „Großhandelsverkaufspreisindex“ herangezogen. Weiterführender Link: https://www.destatis.de/DE/Themen/Wirtschaft/Preise/Grosshandelspreisindex/Publikationen/Downloads-Grosshandelspreise/statistischer-bericht-grosshandelsverkaufspreise-2170600231025.xlsx?__blob=publicationFile Für die Kartonagen wird der Index des Großhandelspreises „Verpackungen aus Papier und Karton“ lfd. Nr. 91, GP 46.77.06, Monat April 2023 mit einem Wert von 82,1, bezogen auf das Basisjahr 2015, verwendet. Die Adressdaten unterliegen dem Datenschutz gem DSGVO: Da es sich bei der ausgeschriebenen Leistung, Versand von Taschenbüchern an Mitgliedsunternehmen bzw. Versicherte der Auftraggeberin, um eine Verarbeitung von Sozialdaten im Auftrag handelt, wird mit dem Auftragnehmer eine Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung nach Maßgabe des Art. 28 DSGVO i.V.m. § 80 SGBX abgeschlossen. Entsprechend erwartet die Auftraggberin präzise Darstellungen der einzelenen Maßnahmen zum Schutz der Adressdaten. Näheres siehe hierzu unter Punkt 3.8 Auftragsverarbeitung im Dokument 03_Leistungsverzeichnis. Lot 3: Versand des Taschenbuches: Informationen für Arbeitsschützer Das Taschenbuch ‚Informationen für Arbeitsschützer‘ wurden entsprechend einem Versandverteiler zusammengetragen und sachgerecht in Kartonagen/Briefhüllen verpackt, mit Adressetikett versehen und zur Abholung bereitgestellt. a) Der Taschenbuchversand erfolgt voraussichtlich jeweils ab dem 23. bis spätestens 27. Oktober eines jeden Jahres, erstmalig zum 23.10.2023. Der Versand ist bis zum 30.10.eines jeden Jahres abzuschließen. b) Die Taschenbücher werden in etikettierten Kartons verpackt und entsprechend den Anweisungen des Versenders gelagert. Hierzu stellt der Versender entsprechende Transportboxen zur Verfügung. Diese sind so konzipiert, dass der Inhalt vor Schmutz und Nässe geschützt ist. c) Bei Palettenlieferungen können auf jeder Palette bis zu ca. 720 Taschenbücher lagern, abhängig auch von der Verpackung des Distributors der Taschenbücher und den Anlieferungsbedingungen der Empfänger. Das Gewicht jeder Palette kann hierbei bis zu ca. 130 kg betragen. Insgesamt wird von ca. 10 Paletten zur Versendung ausgegangen. d) Abhängig vom Empfänger der Sendungen erfolgt die Lieferung auf Euro-Tauschpalette oder Einweg-Palette. e) Es sind voraussichtlich 28.900 Versandadressen in ganz Deutschland mit unterschiedlicher Stückzahl zu beliefern. f) Achtung: Die Versand- (Absender-) adresse ist die Anschrift der Auftraggeberin; die Retouren sind jedoch unmittelbar zum Distributor zurückzusenden. Der Bieter erfüllt die datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß PostG.