Rammeaftale om levering af flytteplanlægning og -koordinering

Description

Med Rammeaftalen udbyder Ordregiver opgaven med planlægning og koordinering af flytninger og rømninger, samt, i særlige tilfælde, logistisk og praktisk assistance ved etablering af nye lejemål. Opgaverne består overordnet af at planlægge, koordinere og føre tilsyn på flytninger og rømninger. Herunder bl.a. dialog med flyttende medarbejdere, planlægning af logistik, møbeloptælling, samt i særlige tilfælde, assistance i forbindelse med space-planning, aktivitetsanalyser, tilsyn ved møbelleverancer og andre relevante opgaver. Selve de fysiske flytninger foretages af flyttefirmaer. Ordregiver håndterer selv bestilling af flyttefirma. Leverandøren skal udfylde og rettidigt aflevere en oversigt over dét, der skal flyttes, så Ordregiver rettidigt kan sende flyttebestillingen. Opgaven med flytteplanlægning og flyttekoordinering skal kunne løses af Leverandøren både på hverdage og i weekender/på helligdage, samt udenfor normal arbejdstid. Lot 1: Med Rammeaftalen udbyder Ordregiver opgaven med planlægning og koordinering af flytninger og rømninger, samt, i særlige tilfælde, logistisk og praktisk assistance ved etablering af nye lejemål. Planlægnings- og koordineringsopgaverne, som skal løses af Leverandøren, består af: o Behovsafdækning i samarbejde med Ordregiver o Udarbejdelse af overordnet flytteproces i samarbejde med Ordregiver o Håndtering af praktisk kommunikation og information hele vejen ud til medarbejderniveau samt opfølgning på eventuelle mangler o Projektstyring o Koordinering med alle aktører, fx bestiller hos Ordregiver, flyttefirma, Ordregivers IT-afdeling og relevante eksterne leverandører o Logistikstyring o Inventarregistrering, udarbejdelse af inventarlister og opmærkning o Levere udfyldt oversigt over det, der skal flyttes, til brug for bestilling af flyttefirma o Bistand i forbindelse med miniudbud af fysiske flytninger, bl.a. bistand i forbindelse med besigtigelse, udarbejdelse af de flytterelaterede beskrivelser i materialet i forbindelse med miniudbuddet, koordination med flyttefirma og lignende. Besigtigelserne kan være på såvel eksisterende som nye lokationer. o Udarbejde flytteinstruks og flytteinformation o Udarbejdelse og levering af præ-udfyldte flyttelabels o Sikkerhedstjek af flyttemænd på opgaven. Sikkerhedstjek omfatter ID-kontrol sammenholdt med medarbejderliste fra flyttefirma. o Føre tilsyn med flytninger, før, under og efter, herunder tilsikre at inventar placeres efter tegning, og at gældende afstandskrav er overholdt o Registrering af skader på bygninger og inventar efter flytninger/rømninger o Planlægning og tilsyn i forbindelse med rømninger o Koordinering og gennemførsel af salgs- og/eller donationsproces i henhold til aftale med Ordregiver i forbindelse med overskudsinventar, typisk i forbindelse med rømninger. Salg skal ske på markedsmæssige vilkår, mens donationer skal ske til almennyttige foreninger. Indtægter fra salg skal betales til Ordregiver. o Evaluering og afslutning efter hver opgave, i samarbejde med Ordregiver. Herunder afrapportering til Administrations- og Servicestyrelsen samt styrelserne, flytteopgaven har omfattet. Ordregiver varetager selv følgende opgaver: o Bestilling af flyttefirma o Bygningsarbejder o Nedtagning og opstilling af IT o Bestilling af ekstern leverandør til ledningsophæng o Indretning o Nedpakning og udpakning o Indstilling af stole o Håndværksmæssige opgaver som reparationer af inventar m.v. Øvrige opgaver, som Ordregiver som udgangspunkt står for, men som Ordregiver kan an-mode Leverandøren om at varetage: o Diverse ufaglærte serviceopgaver i forbindelse med klargøring, flytning eller rømning. Disse kan omfatte, men er ikke begrænset til: Fordeling af kabler, indsamling/fordeling af skraldespande/lamper og lignende, udarbejdelse af patchlister (liste over netværksstik i anvendelse). o Diverse rådgivnings- og konsulentopgaver. Disse kan omfatte, men er ikke begrænset til: Udarbejdelse af plantegninger, MAX-tegninger, forslag til arealoptimering og lignende, og tegningerne skal kunne leveres som DWG-filer; aktivitetsanalyser af arbejdsområder (dvs. analyser af, hvor meget en fysisk arbejdsplads udnyttes); allokering af møbler ud fra indretningsforslag og i dialog med Ordregiver – herunder afklaring af indkøbsbehov og lignende; modtagelse, kvalificering og placering af nyindkøbt inventar. Opgavens omfang: De kommende fire år forventes flytninger af ca. 2.000 medarbejdere mellem eksisterende lokationer. Herudover forventes der at være ca. 1.500 medarbejderflytninger til helt nye lejemål og ca. 3.000 medarbejderflytninger internt i allerede etablerede lejemål. Der forventes behov for bistand fra Leverandøren til de fleste af disse flytninger. Det bemærkes, at Rammeaftalen er landsdækkende. Ikke-brofaste øer dækkes dog ikke af Rammeaftalen. Lot 1: Med Rammeaftalen udbyder Ordregiver opgaven med planlægning og koordinering af flytninger og rømninger, samt, i særlige tilfælde, logistisk og praktisk assistance ved etablering af nye lejemål. Planlægnings- og koordineringsopgaverne, som skal løses af Leverandøren, består af: o Behovsafdækning i samarbejde med Ordregiver o Udarbejdelse af overordnet flytteproces i samarbejde med Ordregiver o Håndtering af praktisk kommunikation og information hele vejen ud til medarbejderniveau samt opfølgning på eventuelle mangler o Projektstyring o Koordinering med alle aktører, fx bestiller hos Ordregiver, flyttefirma, Ordregivers IT-afdeling og relevante eksterne leverandører o Logistikstyring o Inventarregistrering, udarbejdelse af inventarlister og opmærkning o Levere udfyldt oversigt over det, der skal flyttes, til brug for bestilling af flyttefirma o Bistand i forbindelse med miniudbud af fysiske flytninger, bl.a. bistand i forbindelse med besigtigelse, udarbejdelse af de flytterelaterede beskrivelser i materialet i forbindelse med miniudbuddet, koordination med flyttefirma og lignende. Besigtigelserne kan være på såvel eksisterende som nye lokationer. o Udarbejde flytteinstruks og flytteinformation o Udarbejdelse og levering af præ-udfyldte flyttelabels o Sikkerhedstjek af flyttemænd på opgaven. Sikkerhedstjek omfatter ID-kontrol sammenholdt med medarbejderliste fra flyttefirma. o Føre tilsyn med flytninger, før, under og efter, herunder tilsikre at inventar placeres efter tegning, og at gældende afstandskrav er overholdt o Registrering af skader på bygninger og inventar efter flytninger/rømninger o Planlægning og tilsyn i forbindelse med rømninger o Koordinering og gennemførsel af salgs- og/eller donationsproces i henhold til aftale med Ordregiver i forbindelse med overskudsinventar, typisk i forbindelse med rømninger. Salg skal ske på markedsmæssige vilkår, mens donationer skal ske til almennyttige foreninger. Indtægter fra salg skal betales til Ordregiver. o Evaluering og afslutning efter hver opgave, i samarbejde med Ordregiver. Herunder afrapportering til Administrations- og Servicestyrelsen samt styrelserne, flytteopgaven har omfattet. Ordregiver varetager selv følgende opgaver: o Bestilling af flyttefirma o Bygningsarbejder o Nedtagning og opstilling af IT o Bestilling af ekstern leverandør til ledningsophæng o Indretning o Nedpakning og udpakning o Indstilling af stole o Håndværksmæssige opgaver som reparationer af inventar m.v. Øvrige opgaver, som Ordregiver som udgangspunkt står for, men som Ordregiver kan an-mode Leverandøren om at varetage: o Diverse ufaglærte serviceopgaver i forbindelse med klargøring, flytning eller rømning. Disse kan omfatte, men er ikke begrænset til: Fordeling af kabler, indsamling/fordeling af skraldespande/lamper og lignende, udarbejdelse af patchlister (liste over netværksstik i anvendelse). o Diverse rådgivnings- og konsulentopgaver. Disse kan omfatte, men er ikke begrænset til: Udarbejdelse af plantegninger, MAX-tegninger, forslag til arealoptimering og lignende, og tegningerne skal kunne leveres som DWG-filer; aktivitetsanalyser af arbejdsområder (dvs. analyser af, hvor meget en fysisk arbejdsplads udnyttes); allokering af møbler ud fra indretningsforslag og i dialog med Ordregiver – herunder afklaring af indkøbsbehov og lignende; modtagelse, kvalificering og placering af nyindkøbt inventar. Opgavens omfang: De kommende fire år forventes flytninger af ca. 2.000 medarbejdere mellem eksisterende lokationer. Herudover forventes der at være ca. 1.500 medarbejderflytninger til helt nye lejemål og ca. 3.000 medarbejderflytninger internt i allerede etablerede lejemål. Der forventes behov for bistand fra Leverandøren til de fleste af disse flytninger. Det bemærkes, at Rammeaftalen er landsdækkende. Ikke-brofaste øer dækkes dog ikke af Rammeaftalen.