Betriebsführungsleistungen zur Unterstützung des Bundesministerium für Gesundheit (BMG) bei Maßnahmen im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie

Description

Die vorliegende Ausschreibung hat die Betriebsführung zur Abwicklung der Beschaffungsmaßnahmen des BMG zum Inhalt. Dies umfasst die Durchführung des operativen Geschäfts bei der Ausführung und Abwicklung der Verträge über die Beschaffung von Schutzausrüstung, medizinsicher Geräte sowie ggf. weiterer Verbrauchs- und Versorgungsgüter mit Aufgaben in Deutschland und China, die im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie stehen und im Rahmen der Vertragslaufzeit anfallen. Die Leistungen des Betriebsführers beinhalten im Wesentlichen die Abwicklung der Kaufprozesse aller Beschaffungskanäle, die Überwachung und die Begleitung der Qualitätsprüfungsverfahren sowie die Koordination und Steuerung aller weiteren am Verfahren beteiligten Organisationen, wie bspw. Empfänger, Qualitätsprüfer und Logistiker. Lot 1: Die unter Ziffer II.1.4) beschriebenen Leistungen der Betriebsführung betreffen die folgenden Beschaffungskanäle: Direktbeschaffungen des BMG, Beschaffungen über die Beschaffungsämter von BMVg, BMF und BMI, Beschaffungen über das Unternehmenspartnernetzwerk, Beschaffungen über ein Logistikunternehmen, Tenderverfahren „Maskenproduktion in Deutschland“, Open House Verfahren sowie Spenden und medizinische Geräten. Die im Rahmen dieser Beschaffungskanäle zu erbringenden Leistungen umfassen ein ganzheitliches Projekt- und Vertragsmanagement inklusive aller damit im Zusammenhang stehenden Prozessschritte. Neben den unmittelbaren im Zusammenhang mit den einzelnen Beschaffungsverfahren zu erbringenden Leistungen sind im Rahmen der Betriebsführung insbesondere auch die folgenden, die Beschaffungsverfahren übergreifenden Leistungen zu erbringen: Bei dem Themenkomplex „Koordination und Steuerung Logistik“ besteht die wesentliche Aufgabe darin, die logistischen Ketten, wie die (Zwischen-)Lagerung in Deutschland sowie die Verteilung der Produkte zu koordinieren und zu steuern. In dem Themenkomplex „Rechnungsbearbeitung, Reporting, Reporting- Plattform/Dokumentation“ bestehen die wesentlichen Aufgaben in der Dokumentation aller Beschaffungsmaßnahmen und im laufenden Reporting gegenüber dem Auftraggeber. Für den Themenkomplex „Qualitätssicherung und Prüfverfahren“ hat der Betriebsführer sicherzustellen, dass die erforderlichen Qualitätsstandards stets eingefordert und die damit verbundenen Qualitätsprüfungen stets durchgeführt werden. Der Themenkomplex „Projektmanagement & Strategieentwicklung“ umfasst insbesondere die strategische Beratung, einschließlich Erstellung von Konzepten oder Vorlagen und deren Vorstellung, bei der Ausrichtung der Beschaffungsaktivitäten und -abwicklungen des Auftraggebers. Schließlich sind auch im Zusammenhang mit der Beschaffung stehende steuer- und zollrechtliche Fragen zu bearbeiten, die im entsprechenden Themenkomplex abgebildet werden. Der Betriebsführer ist für die Gesamtsteuerung und Gesamtkoordination der Betriebsführung verantwortlich. Die Komplexität der Natur der Aufgabe des Betriebsführers, für das BMG die zahlreichen externen Dienstleister, qualitätsprüfenden Institute, Lieferanten, staatliche und private Intermediäre zu koordinieren, erfordert zur zielgerichteten Bearbeitung eine einheitliche Verantwortung von der Logistik bis zu der Rechnungslegung. Die einzelnen Beschaffungskanäle sowie die übergreifenden Themenkomplexe sind eng miteinander verzahnt. Die Prozessketten müssen effektiv aufeinander abgestimmt werden und greifen häufig ineinander. So sind Logistikleistungen zu koppeln, um eine möglichst hohe Wirtschaftlichkeit zu erzielen, definierte Qualitätsstandards müssen eingehalten, Prüfprozesse identisch durchgeführt werden. Die durch die Betriebsführung vorzubereitenden und umzusetzenden Rechnungsbearbeitungsschritte sind tagesaktuell mit den Logistikverantwortlichen und Qualitätsverantwortlichen abzustimmen, um Überzahlungen, wie Unterzahlungen zu vermeiden. Die Entwicklung strategischer Empfehlungen hat alle Einzelprozesse zu berücksichtigen. Für die Auftragsausführung wird von einem Gesamtbedarf von 41 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) ausgegangen.