Entwicklung und Betreuung eines Smart Region Portals (Webseite) im Rahmen des European Digital Innovation Hub Saxony

Description

Die zu vergebende Leistung beinhaltet die technische Umsetzung eines Smart Region Portals für Sachsen, dessen inhaltliche Befüllung, begleitende Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit sowie die fortlaufende Betreuung des Portals (technisch und inhaltlich) bis Ende 2024. Phase 1: Erstellung des Portals Inhaltliche Ausrichtung Der Begriff Smart Region beschreibt den Einsatz innovativer bzw. digitaler Lösungen für die Lösung bestimmter Herausforderungen in Kommunen und Landkreisen. Dabei gibt es verschiedene Anwendungs- bzw. Themenfelder. Die Themenfelder, die auf dem Smart Region Portal behandelt werden sollen, sind: • Energie • Verwaltung • Mobilität • Umweltschutz • Tourismus • Bauen • Daseinsvorsorge Die Themenfelder sind Kernstück des Smart Region Portals, da sie sich als roter Faden in den verschiedenen Funktionalitäten wiederfinden. Ziel des Smart Region Portals ist es, die Umsetzung von innovativen und digitalen Projekten in den benannten Themenfeldern in den sächsischen Kommunen und Landkreisen zu fördern. Das Smart Region Portal soll das komplexe Thema Digitalisierung bzw. Smart Region insbesondere für kleine und mittelgroße sächsische Kommunen zugänglich machen und ihnen Handlungsoptionen aufzeigen. Grob unterteilt sich die gewünschte Struktur des Smart Region Portals in folgende vier Module: • Tool „Digitale Agenda“ • Gute Beispiele • Fördermittelfinder • Ressourcensammlung In diesen Modulen finden sich jeweils die oben genannten Themenfelder wieder. Die Themenfelder sollen hierbei konsistent markiert werden, sodass ein Wiedererkennungseffekt eintritt und die Orientierung erleichtert wird. Dies kann z.B. durch den Einsatz von Farben erreicht werden. Um die Zielgruppe regelmäßig mit den Informationen zu erreichen, die auf dem Smart Region Portal veröffentlicht werden, sollen dauerhaft drei Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit eingesetzt werden: • Newsletter: Zusammenstellung neuer Projekte und Fördermittel, Versand vier Mal pro Jahr • Mail-Alerts: Zeitnahe Information über neue Fördermittel, können themenspezifisch abonniert werden, Versand anlassbezogen • Social Media: Accounts bei Facebook und LinkedIn, Posts anlassbezogen, durchschnittlich einmal pro Woche Im Rahmen einer Initialbewerbung soll ein Lettermailing (postalische Ansprache) an die 419 sächsischen Kommunen stattfinden und eine Social Media Kampagne durchgeführt werden. Anforderungen an das einzuführende Content-Management-System (CMS) Der Auftragnehmer hat aufgrund der in dieser Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen sowie auf Basis seiner Erfahrungen mit Projekten in dieser Größenordnung ein passendes state-of-the-art Content Management System auszuwählen, welches er zur Umsetzung des Smart Region Portals einsetzt. Das ausgewählte CMS muss dabei mindestens folgende Eigenschaften aufweisen: • Intuitives Redaktions-Interface (“WYSIWYG – What You See Is What You Get” ist wünschenswert) • Möglichkeit, Content Templates zu erstellen • Möglichkeit, Publishing Workflows einzurichten • integrierter Search Engine • Berücksichtigung von gesetzlichen Regularien und Anforderungen bzgl. Barrierefreiheit und Datenschutz für das User Frontend • Responsivität, sodass das Portal auf allen gängigen Devices nutzbar ist • Möglichkeit zur einfachen und nutzerfreundlichen Umsetzung von SEO-Standards, die sich in der Seitenarchitektur und CMS-Funktionen wiederfinden und die Inhalte der Seite in einer suchmaschinenoptimierten Form ausgeben (z.B. Indizierbarkeit, Meta-Tags, - Tags, Alt-Tags, hreflang-Tags, Canoni-cal-Tags, etc.) • integriertes, zentrales, modernes Digital Asset Management, z.B. für Bilder in gängigen Formaten, PDFs, etc. • Bild-Formatierung und - Optimierung für verschiedene Devices (Ausschnitte, Formate, Kompression, Caching) Eine Leistungsbewertung der aufzubauenden Webseite durch eine Software wie z.B. PageSpeed Insights von Google Developers oder vergleichbar, muss ein Ergebnis im grünen Bereich (z.B. bei PageSpeed: Wert von 90) sowohl im Desktop- als auch im Mobile-View erreichen. Die Einhaltung dieser Bewertung muss für jedes Release im Rahmen der Qualitätssicherung geprüft werden. Konzeption und Design In der Konzeptionsphase erarbeitet der Auftragnehmer ein Konzept für die Anordnung der Module mit ihren Funktionalitäten. Dies soll nach UXDesign-Prinzipien per Wire Framing erfolgen, woraufhin die Screendesigns erarbeitet werden sollen. Nach Rücksprache mit dem Auftraggeber erfolgt die technische Umsetzung des Konzepts. Neben den vier Hauptmodulen implementiert der Auftragnehmer alle weiteren notwendigen Seiten wie Impressum, Datenschutzhinweis oder die Erklärung zur Barrierefreiheit. Der Auftragnehmer implementiert eine dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Suchfunktion für das Smart Region Portal. Diese umfasst alle Inhalte des Portals und ist für den Nutzer durch die Eingabe von Stichworten einfach zu bedienen. Das Design der Webseite orientiert sich an dem Design von simul+, insbesondere hinsichtlich der roten Farbe und der Schriftarten. Erstellung von Content Der Auftragnehmer ist für die inhaltliche Befüllung des Portals verantwortlich. Dies umfasst die Erstellung von Texten, Grafiken sowie die Bearbeitung und das Einpflegen von Bildern. Die Erstellung des Contents erfolgt in Abstimmung mit dem Projektbetreuer des Auftraggebers, beispielsweise im Rahmen von regelmäßigen Redaktionssitzungen. Der Content ist deutschsprachig. Die inhaltlich-strategische Ausrichtung des Smart Region Portals liegt vollständig beim Auftraggeber. Der Auftraggeber kann jederzeit über die auf dem Portal veröffentlichten Inhalte bestimmen. Domain Der Auftragnehmer erwirbt eine festgelegte Domain. Hosting Das vom Auftragnehmer gewählte und bereitgestellte CMS wird beim Auftragnehmer oder einem Cloud-Partner des Auftragnehmers gehosted. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das Hosting rechtskonform erfolgt. Schulungen und Übergaben Grundsätzlich wird die Pflege und Redaktion der Inhalte des Smart Region Portals vom Auftragnehmer übernommen. Der Auftragnehmer dokumentiert die wichtigsten Prozesse und Vorgaben des CMS und fasst sie in einem Handbuch zusammen. Der Auftragnehmer schult den Projektbetreuer (und ggf. einen Vertreter) in der Konzeptionsphase im sicheren Umgang mit dem CMS-Backend. Phase 2: Betreuung des Portals Technische Wartung Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass das eingesetzte CMS stets auf dem aktuellen Stand ist. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass stets die notwendigen Sicherheitsupdates und Version-Updates durchgeführt werden. Erstellung und Pflege des Contents Der Auftragnehmer übernimmt die fortlaufende Erstellung neuen Contents, insbesondere • Recherche, redaktionelle Aufbereitung und Implementierung von monatlich zwei Guten Beispielen • Recherche, redaktionelle Aufbereitung und Implementierung von monatlich zwei Fördermitteln • redaktionelle Betreuung des ganzen Portals in enger Zusammenarbeit und Absprache mit dem Auftraggeber Öffentlichkeitsarbeit Für die Zielerreichung ist es von großer Bedeutung, dass die kommunalen Akteure in Sachsen regelmäßig auf die Inhalte des Smart Region Portals aufmerksam gemacht werden. Der Auftragnehmer bespielt deshalb ab dem Go-Live die nachfolgenden Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit. Die Inhalte speisen sich im Wesentlichen aus dem Content des Smart Region Portals und werden in den vom Auftragnehmer zu planenden Redaktionssitzungen besprochen: Newsletter Mail-Alerts Social Media Reporting Initialbewerbung Um das Smart Region Portal sowie die begleitenden Kommunikationsmaßnahmen bekannt zu machen und um Registrierungen für den Newsletter und die Mail-Alerts zu generieren, führt der Auftragnehmer kurz nach dem Go-Live folgende Maßnahmen zur Initialbewerbung durch: Lettermailing und Flyer Social Media Kampagne Zeitplan Die Bieter haben innerhalb ihres Angebots ein Konzept für den zeitlichen Ablauf vorzulegen. Als Richtwert gilt hierbei, dass das Go-Live mit allen Modulen Anfang August 2023 erfolgen soll. Die ausgeschriebene Leistung umfasst den Zeitraum ab Zuschlagserteilung bis zum 31.12.2024. Ab dem Go-Live bis zum 31.12.2024 erbringt der Auftragnehmer dem-nach die technische und inhaltliche Betreuung des Smart Region Portals entsprechend dieser Ausschreibung. Bis spätestens Ende Oktober 2024 entscheidet der Auftraggeber, ob er zum 1.1.2025 a) dem Auftragnehmer eine Verlängerung der Zusammenarbeit zu gleichen Konditionen anbietet (dies kann in den Folgejahren wiederholt werden) oder b) die Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer beendet und einen anderen Auftragnehmer für die Betreuung des Smart Region Portals auswählt oder c) das Smart Region Portal einstellt. Sonstiges Zusatzleistungen Zur Weiterentwicklung des Smart Region Portals kann der Auftraggeber bei Bedarf zusätzliche Leistungen beauftragen. Diese werden nach Tagessätzen abgerechnet. EU-Publizität Die Erstellung des Smart Region Portals wird mit Mitteln der EU gefördert. Der Auftragnehmer setzt die Vorgaben der EU bzgl. der Veröffentlichung von Hinweisen auf die EU als Fördermittelgeber um (Publizität). Die entsprechenden Anforderungen arbeitet der Auftraggeber zu. Der Auftragnehmer integriert die vom Auftraggeber genannten Hinweise oder Logos (z.B. simul+, EDIH Saxony) auf dem Smart Region Portal. Treffen mit dem Auftraggeber Im Jahr 2023 müssen mindestens 4 Präsenztreffen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer stattfinden, ab 2024 nach Absprache. Der Leistungsort für Präsenztreffen ist Dresden.