Marketing management consultancy services

Description

Udenrigsministeriet ønsker at indgå en rammeaftale om kommunikations- og layoutydelser samt tilrettelæggelse og produktion af undervisningsmaterialer til Udenrigsministeriet. Rammeaftalen omfatter blandt andet strategisk intern og ekstern kommunikation samt kampagne- og kommunikationsaktiviteter. Analyse af målgrupper og evaluering af kommunikation med henblik på, at Udenrigsministeriet kan effektivisere sin kommunikationsindsats, herunder målrette kommunikationen og ressourcer bedre. Magasinproduktion, herunder magasinlayout, distribution, abonnementsstyring og annoncesalg. Ad hoc ydelser inden for design, opsætning, grafik og video- og podcastproduktion. Produktion og udarbejdelse af Danidas undervisningsmateriale tilknyttet Børnenes U-landskalender. Rammeaftalen udbydes i 6 delaftaler. For hver delaftale vil der blive indgået aftale med 3 leverandører efter kaskademodellen. Hver delaftale indgås for en 4-årig periode med forventet ikrafttrædelse 6.3.2020. UM er en stor organisation, der varetager opgaver på en lang række arbejdsområder. Den strategiske rådgivning omhandler kommunikation i forhold til alle (danske og udenlandske) målgrupper, samt både intern og ekstern kommunikation, og i forhold til alle kommunikationsplatforme, dog med primært fokus på digitale løsninger. Kommunikationsopgaverne under indeværende delaftale vil derfor variere og omfatte kommunikation på forskellige niveauer og i forskellige sammenhænge. UM ønsker, at leverandøren på denne delaftale kan agere som strategisk kommunikationsrådgiver med de digitale platforme som det centrale omdrejningspunkt. Målet er, at UMs kommunikation bliver mere præcis og gennemslagskraftig samt mere vedkommende for målgrupperne i Danmark såvel som i udlandet. Delaftalen omfatter følgende opgavetyper: 1) Rådgivning om strategisk ekstern kommunikation, herunder public diplomacy og brandingstrategier; 2) Rådgivning om og udvikling af handlingsplaner og kampagner inden for særlige indsatsområder samt tilrettelæggelse og gennemførelse heraf; 3) Rådgivning vedrørende digital markedsføring samt udvikling af udvalgte, større markedsføringstiltag; 4) Rådgivning vedrørende strategisk intern kommunikation og ledelseskommunikation samt implementering af tiltag inden for disse områder; 5) Rådgivning om og gennemførelse af employer branding- og employee advocacy-aktiviteter; 6) Redaktionelt og grafisk arbejde - research til og produktion af indhold i tilknytning til ovennævnte kommunikationsaktiviteter indeholdt under denne delaftale. Opgaverne under denne delaftale omfatter analyser af målgrupper. UM ønsker at kunne gennemføre analyser af målgrupper for, gennem kendskab til sine målgrupper, at kunne målrette og versionere sine kommunikationsaktiviteter præcist og dermed skabe størst mulig gennemslagskraft for kommunikationen, ligesom kendskab til målgrupper kan danne grundlag for strategiske valg og ressourceprioriteringer. UM står selv for udførelsen af visse kommunikationsaktiviteter, mens andre aktiviteter gennemføres med bistand fra eksterne leverandører. Delaftalen omfatter følgende: 1) Tilrettelæggelse og gennemførelse af målgruppeanalyser, herunder udarbejdelse af analyse- og rapporteringsdesign, indsamling af data og udarbejdelse af analyserapport. Generelt for opgaveløsningen gælder, at leverandørens bidrag skal være af høj faglig kvalitet og fungere i en kontekst med politisk bevågenhed og offentlig opmærksomhed. Leverandøren skal derfor i både planlægning og substans udvise politisk forståelse og vise forståelse for beslutnings- og arbejdsgangene i et ministerium. Leverandøren skal efter behov samarbejde med andre af UMs leverandører på kommunikationsområdet. Nedenfor følger en nærmere beskrivelse af det område, som leverandøren skal kunne løse opgaver indenfor, og der gives et eksempel på en opgavetype. Denne delaftale vedrører Magasinet 360 o – Verden i Udvikling ang. magasinlayout og grafik på tryk og digitalt, distribution, annoncesalg og abonnementsstyring. Magasinet 360o er Danmarks globale magasin, der dækker verden i udvikling, dokumenterer Danmarks engagement i verden og inspirerer læseren til selv at gøre en forskel. Alle historier produceres af journalister og fotografer og tager deres afsæt i FNs Verdensmål for Bæredygtig Udvikling under emner som politik og rettigheder, klima, sikkerhed og migration, business, tech og innovation og ideer, kunst og kultur. Magasinet 360o udkommer på print 5 gange årligt i 28 500 eksemplarer og læses af minimum 100 000. Magasinet har et omfang på 68 sider inkl. omslag. Formatet er 19 x 26 cm. Sproget er dansk. Magasinet udkommer også digitalt på sit eget website fra efteråret 2019 og på egne sociale medie platforme. Der henvises til magasinets hjemmeside: www.magasinet360.dk Magasinet er finansieret og udgivet af UM, men har armslængde og udtrykker ikke nødvendigvis ministeriets synspunkter. Magasinet er udkommet siden 1974 i forskellige formater, tidligere under navnet Udvikling. Leverandøren skal kunne levere følgende ydelser til UM evt. sammen med en eller flere underleverandører: - Layout af papirmagasinet i en contentstation til tryk og digital udgivelse inkl. licens (nuværende Woodwing), - Ad hoc grafik (illustrationer, infografik og animationer) til website og sociale medie-platforme, - Korrektur, - Distribution af ca. 20 000 eksemplarer af 68 sider på 115 gram, - Abonnementshåndtering, - Annoncesalg. Redaktionel tilrettelæggelse af magasinerne og tryk er ikke en del af dette udbud. Denne delaftale vedrører ad hoc indholdsydelser i form af både trykte og digitale produkter og omfatter følgende områder: 1) Layout og tryk af publikationer; 2) Grafiske opgaver til digital kommunikation; 3) Diverse tryksager og enkeltstående grafiske opgaver; 4) Opdatering og vedligeholdelse af Udenrigsministeriets designmanual; 5) Billedbehandling og billedresearch; 6) Let tekstbearbejdning og korrektur; 7) Projektledelse og produktionsstyring, herunder samarbejde med trykkeri, som Udenrigsministeriet er forpligtet til at bruge iflg. Statens indkøbsaftale. UM publicerer typisk på dansk og/eller engelsk. Dansk og engelsk er i denne sammenhæng ligeværdige. Der kan i forholdsvis få tilfælde forekomme publicering på andre sprog end dansk og engelsk. Alt materiale, som leverandøren udarbejder eller indhenter i forbindelse med aftalens opfyldelse, skal stilles til rådighed for UM i redigerbart format (Word-format, 3D, modelfiler) og på en sådan måde, at UM kan anvende materialet eller lade dette viderebearbejde af en tredjepart, uden at leverandørens bistand dertil er nødvendig. Alt materiale til digitale medier, inkl. PDF'er, skal til enhver tid opfylde de for UM gældende krav om tilgængelighed. Denne delaftale omfatter følgende områder: 1) Videoproduktion, herunder tekstning velegnet til digitale mediekanaler; 2) Lydproduktion (til fx podcasts). For alle opgavetyperne gælder følgende: Ydelser leveret af leverandøren skal være i overensstemmelse med retningslinjerne i UMs designmanual, med mindre UM har specificeret andet ved bestillingen. Alt materiale, som leverandøren udarbejder eller indhenter i forbindelse med aftalens opfyldelse, skal stilles til rådighed for UM i redigerbart format (Word-format, 3D, modelfiler) og på en sådan måde, at UM kan anvende materialet eller lade dette viderebearbejde af en tredjepart, uden at Leverandørens bistand dertil er nødvendig. Alt materiale til digitale medier skal til enhver tid opfylde de for UM gældende krav om tilgængelighed. Denne delaftale omfatter tilrettelæggelse, produktion, drift og videreudvikling af Danidas undervisningsmateriale, som udgives i tilknytning til Børnenes U-landskalender (BUK) til brug i folkeskolens 1.-5. klasse samt løbende opgaver vedrørende udvikling og koordination af aktiviteterne omkring BUK. Leverandøren skal levere de af UM bestilte ydelser vedrørende tilrettelæggelse, produktion og videreudvikling af undervisningsmaterialet. Delaftalen vedrører fire udgivelser af undervisningsmaterialet, som skal udkomme i efteråret i hhv. 2021, 2022, 2023 og 2024. Hver udgivelse har en produktionstid, der strækker sig fra juni i ét år til maj i det tredje år derefter. Til produktionstid medregnes også evalueringen af materialerne, som gennemføres efter udgivelsen. Delaftalen omfatter følgende hovedopgaver: - Varetagelse af projektlederrolle i forbindelse med udarbejdelse af undervisningsmaterialet – herunder samarbejde med NGO’en, som står for årets projekt samt med relevante afdelinger i DR i tæt koordination med UM, - Indgåelse af aftaler med underleverandører, som f.eks. forfatter(e), fotograf(er), pædagogiske konsulenter m.fl., - Tilrettelæggelse og gennemførelse af rejse til projektland, - Udarbejdelse og produktion af elevbog, lærervejledning, små videofilm, opgaver og undervisningsforløb, udvikling og drift af undervisningsunivers og platformen på u-landskalender.dk samt tilhørende app. Materialet skal udarbejdes i forhold til Fælles Mål og de anbefalinger for fagene, som indgår heri (se https://www.emu.dk/grundskole), - Udvikling og gennemførelse af kompetenceopbyggende aktiviteter for lærere ift. brug af materialet, - Markedsføring og PR af undervisningsmaterialet og indgå i samarbejde om markedsføring af BUK som helhed, - Samarbejde med DR og NGO om udarbejdelse af pap-lågekalender, - Koordinering af salg, tryk, distribution og logistik af undervisningsmaterialet, herunder gennemførelse af mini-udbud på tryk af bøgerne under statens indkøbsaftale for trykkeriydelser og samarbejde med UMs distributør, - Tilrettelæggelse og gennemførelse af evaluering af undervisningsmaterialet – herunder analyse af digitale data, - Strategisk videreudvikling af undervisningsmaterialet og bidrag.